Jeden Tag aufs Neue gehen Hunderte von E-Mails in die Postfächer von Büroangestellten ein. Doch welche Strategien gibt es, um die E-Mail Flut zu bewältigen?
Lil Cheng, Microsoft Mitarbeiterin, glaubt, dass es möglich sein müsste, E-Mails bei Eingang automatisch nach Projekten oder Gruppen vorzusortieren. Unwichtigere E-Mails sollten laut Cheng auch als solche gekennzeichnet werden. Eine Studie ergab diesbezüglich, dass 70 % aller eingehenden E-Mails für den Empfänger keinen Mehrwert hätten.
Selbst Xobni-Mitgründer Matt Brezina gesteht ein, dass es noch mehr geben muss, um die E-Mail Flut einzudämmen. Dabei bietet Xobni schon viele Funktionen, die den Umgang mit eingehenden E-Mails erleichtert (siehe „Die Suche nach E-Mails und Anhängen in Outlook ist eine Qual. Xobni könnte die Lösung sein!„).
Aber dies reicht laut Brezina noch nicht aus. Unternehmen sollten seiner Meinung nach mittels Data Mining die E-Mail Accounts der Mitarbeiter analysiern und somit Kontakte, Anhänge und andere relevante Daten an eine zentrale Sammelstelle transferieren, auf die jeder Zugriff hat. Auf diese Weise würden überflüssige E-Mails, die zum Beispiel nach Telefonnummern oder ähnliches Fragen, obsolet.
Darüberhinaus sollten Funktionalitäten wie Facebooks „ILike“ Button sukzessive in Firmen E-Mail Dienste eingeführt werden, meint Alexander Moore, Mitgründer von Baydin. So könnte ein Empfänger mittels Betätigung eines solchen Buttons signalisieren, dass es sich hierbei um nützliche Informationen für die zentrale Datenbank handelt. Beispiele für deratige Informationen wären Bedienungsanleitungen, Wegbeschreibungen, Präsentationen, etc.
In diese Richtung ist sicherlich noch sehr viel Potential. Inwieweit jedoch Data-Mining bei E-Mail Accounts von Angestellten angewendet werden sollte und was dies für den Datenschutz bedeuten würde, könnte durchaus skeptisch betrachtet werden.
Was man allerdings jetzt schon tun kann, um den Umgang mit eingehenden E-Mails einfacher und leichter zu gestalten, verraten die folgenden 10 Tipps.
10 Tips gegen die E-Mail Flut
- Deaktivieren von unnötigen Newslettern und Verteilerlisten.
- E-Mail Betreff als Maß zum Weiterlesen verwenden. Ist ein irrelevanter oder kein Betreff vorhanden, wird die E-Mail unverzüglich gelöscht.
- E-Mails direkt bei Eingang in entsprechende Ordner verschieben, die nach Projekten geordnet sind.
- Feste Zeiten zum täglichen Lesen von E-Mails einplanen und gleichzeitig das automatische Abrufen von E-Mails deaktivieren. Auf diese Weise wird man nicht ständig durch eingehende E-Mails im Arbeitsfluss gestört.
- „Getting things done“: E-Mails, die sofort und ohne großen Zeitausfwand beantwortet werden können, sollten auch unverzüglich abgearbeitet werden und nicht auf die lange Bank geschoben werden. Auf diese Weise bekommt man den Kopf frei für die wichtigen Projekte und muss nicht ständig daran denken, dass man ja noch kurz eine E-Mail versenden muss.
- E-Mails auf das wesentliche beschränken, leicht verständlich und knapp halten. Der Empfänger wird es einem danken und ähnlich an E-Mails herangehen. Bullet Points bieten sich dabei besonders an. Sollten dennoch weiterhin Personen lange E-Mails schreiben, sollten diese darauf angesprochen werden. Es sei denn, es handelt sich dabei um den Chef oder Hauptkunden.:-)
- Jedes E-Mail Programm bietet Filter an, die darauf warten benutzt zu werden. Auf diese Weise schafft man Ordnung, findet E-Mails auf Anhieb wieder und erspart sich das lästige Verschieben von E-Mails im Nachhinein.
- Mit Signaturen arbeiten. Auf diese Weise erspart man sich das ständige Einfügen von „Mit freundlichen Grüßen“.
- Bei Antworten sollten Zitate aus der Ursprungsemail in die Antwort integriert werden. Das erleichtert das Lesen einer E-Mail ungemein.
- Arbeitskollegen und Freunde bitten, das Versenden von Kettenbriefen, Witzen oder sonstigen irrelevanten E-Mails zu unterlassen.
