Nov. 20

10 Tipps gegen die E-Mail Flut

Allgemein, E-Mail, E-Mail Flut, emailprogramm, News No Comments »

Jeden Tag aufs Neue gehen Hunderte von E-Mails in die Postfächer von Büroangestellten ein. Doch welche Strategien gibt es, um die E-Mail Flut zu bewältigen?

Lil Cheng, Microsoft Mitarbeiterin, glaubt, dass es möglich sein müsste, E-Mails bei Eingang automatisch nach Projekten oder Gruppen vorzusortieren. Unwichtigere E-Mails sollten laut Cheng auch als solche gekennzeichnet werden. Eine Studie ergab diesbezüglich, dass 70 % aller eingehenden E-Mails für den Empfänger keinen Mehrwert hätten.

Selbst Xobni-Mitgründer Matt Brezina gesteht ein, dass es noch mehr geben muss, um die E-Mail Flut einzudämmen. Dabei bietet Xobni schon viele Funktionen, die den Umgang mit  eingehenden E-Mails erleichtert (siehe „Die Suche nach E-Mails und Anhängen in Outlook ist eine Qual. Xobni könnte die Lösung sein!„).

Aber dies reicht laut Brezina noch nicht aus. Unternehmen sollten seiner Meinung nach mittels Data Mining die E-Mail Accounts der Mitarbeiter analysiern und somit Kontakte, Anhänge und andere relevante Daten an eine zentrale Sammelstelle transferieren, auf die jeder Zugriff hat. Auf diese Weise würden überflüssige E-Mails, die zum Beispiel nach Telefonnummern oder ähnliches Fragen, obsolet.

Darüberhinaus sollten Funktionalitäten wie Facebooks „ILike“ Button sukzessive in Firmen E-Mail Dienste eingeführt werden, meint Alexander Moore, Mitgründer von Baydin. So könnte ein Empfänger mittels Betätigung eines solchen Buttons signalisieren, dass es sich hierbei um nützliche Informationen für die zentrale Datenbank handelt. Beispiele für deratige Informationen wären Bedienungsanleitungen, Wegbeschreibungen, Präsentationen, etc.

In diese Richtung ist sicherlich noch sehr viel Potential. Inwieweit jedoch Data-Mining bei E-Mail Accounts von Angestellten angewendet werden sollte und was dies für den Datenschutz bedeuten würde, könnte durchaus skeptisch betrachtet werden.

Was man allerdings jetzt schon tun kann, um den Umgang mit eingehenden E-Mails einfacher und leichter zu gestalten, verraten die folgenden 10 Tipps.
10 Tips gegen die E-Mail Flut

  1. Deaktivieren von unnötigen Newslettern und Verteilerlisten.
  2. E-Mail Betreff als Maß zum Weiterlesen verwenden. Ist ein irrelevanter oder kein Betreff  vorhanden, wird die E-Mail unverzüglich gelöscht.
  3. E-Mails direkt bei Eingang in entsprechende Ordner verschieben, die nach Projekten geordnet sind.
  4. Feste Zeiten zum täglichen Lesen von E-Mails einplanen und gleichzeitig das automatische Abrufen von E-Mails deaktivieren. Auf diese Weise wird man nicht ständig durch eingehende E-Mails im Arbeitsfluss gestört.
  5. „Getting things done“: E-Mails, die sofort und ohne großen Zeitausfwand beantwortet werden können, sollten auch unverzüglich abgearbeitet werden und nicht auf die lange Bank geschoben werden. Auf diese Weise bekommt man den Kopf frei für die wichtigen Projekte und muss nicht ständig daran denken, dass man ja noch kurz eine E-Mail versenden muss.
  6. E-Mails auf das wesentliche beschränken, leicht verständlich und knapp halten.  Der Empfänger wird es einem danken und ähnlich an E-Mails herangehen. Bullet Points bieten sich dabei besonders an. Sollten dennoch weiterhin Personen lange E-Mails schreiben, sollten diese darauf angesprochen werden. Es sei denn, es handelt sich dabei um den Chef oder Hauptkunden.:-)
  7. Jedes E-Mail Programm bietet Filter an, die darauf warten benutzt zu werden. Auf diese Weise schafft man Ordnung, findet E-Mails auf Anhieb wieder und erspart sich das lästige Verschieben von E-Mails im Nachhinein.
  8. Mit Signaturen arbeiten. Auf diese Weise erspart man sich das ständige Einfügen von „Mit freundlichen Grüßen“.
  9. Bei Antworten sollten Zitate aus der Ursprungsemail in die Antwort integriert werden. Das erleichtert das Lesen einer E-Mail ungemein.
  10. Arbeitskollegen und Freunde bitten, das Versenden von Kettenbriefen, Witzen oder sonstigen irrelevanten E-Mails zu unterlassen.
Tagged with: • • • • • •
Okt. 16

Social Network Nutzer schreiben mehr E-Mails!

Allgemein, E-Mail, E-Mail Test No Comments »

Eigentlich sollte man ja denken, dass Nutzer von Social Networks Ihre Kontakte auch über Social Networks pflegen und ihre E-Mail Provider bzw. E-Mail Dienste vernachlässigen. Eine Studie von Nielsen in Zusammenarbeit mit Facebook widerlegt dies.

Dieser Studie zufolge sind gerade Power Nutzer von Social Networks diejenigen, die mehr als doppelt so viel Zeit mit E-Mails verbringen wie der Durchschnitt. Während Power Nutzer von Social Networks monatlich 180 Minuten mit E-Mails verbringen, verbringt der Durchschnitt bzw. Nutzer, die sich wenig in Communities aufhalten, 60 Minuten mit der einstmaligen Killer Applikation.

Ein Ende der E-Mail scheint also nicht in Sicht. Ganz im Gegenteil: Im Zeitalter der Social Networks steigt die Nutzung sogar noch an. Da scheint MySpace mit der Strategie, die Dienste Social Network und E-Mail zu verknüpfen, garnicht so falsch zu liegen.

Tagged with: • • • •
Sep. 15

Password-Sicherheit bei E-Mail Diensten – Ein Vergleich

Datenschutz, Datensicherheit, E-Mail, E-Mail Anbieter, E-Mail Test, E-Mail Vergleich, Email, email anbieter test, email anbieter vergleich, email provider vergleich, kostenlose email dienste im Vergleich, mail vergleich, Sicherheit im Netz 3 Comments »

Wie oft musste sich jeder in den letzten Jahren im Internet registrieren? Sehr oft! Aber wissen wir eigentlich was danach mit unseren Daten passiert? Ich bin fester Überzeugung, dass es manchmal besser ist, es nicht zu wissen. Viele verdrängen es auch und gehen einfach sehr unachtsam mit ihren sensibelsten Daten um in der Hoffnung, dass der Dienst 100% vor Hackern geschützt ist.
Das sind die meisten aber nicht. Mit ein paar kleinen Kniffen können versierte Hacker E-Mail Konten, Konten bei sozialen Netzwerken und ähnliches knacken.

Aber damit sollte jetzt Schluß sein. Wir User müssen ein bisschen achtsamer sein.
Computer Bild hat 35 der beliebtesten Internet Angebote auf Herz und Nieren geprüft.
Dreh- und Angelpunkt bleibt natürlich der E-Mail Dienst. Ist dieser einmal geknackt, stehen dem Hacker sämtliche weitere Konten wie PayPal, Xing, etc. offen. Der Super Gau!

Worauf sollte man also laut Computer Bild Ausgabe 20/2009 achten:

  • Sicherheitsfrage, wenn man sein Passwort vergessen hat: Man sollte darauf achten, dass man eine eigene Sicherheitsfrage erstellen kann. Denn Standard-Sicherheitsfragen sind über ein wenig Internet-Recherche leicht zu beantworten. Vergesst also den Mädchennamen eurer Mutter. Wird die Sicherheitsfrage von einem Hacker richtig beantwortet, kann dieser direkt ein neues Passwort anlegen und schon kommt man nicht mehr in seinen eigenen E-Mail Account. Bei einer Microsoft Studie zum Thema Online Sicherheit sollten die Probanden die Sicherheitsfrage eines fremden Users knacken. Das Ergebnis: 17% waren erfolgreich. Erschreckend!
  • Mehrfache Anmeldeversuche: Man sollte sich vergewissern, dass der Internet Dienst nach wenigen, erfolglosen Anmeldeversuchen den Account sperrt. So werden dem Hacker bereits ein wenig die Hände gebunden.
  • Intime Informationen: Natürlich macht es Spaß, in sozialen Netzwerken mit anderen zu kommunizieren und sich zu präsentieren. Aber man sollte darauf achten, dass man dort nicht dummerweise doch den „Mädchennamen der Mutter“ in irgendeiner Art und Weise erwähnt und gleichzeitig dem Hacker die Antwort zur Sicherheitsfrage für den E-Mail Dienst gibt.
  • Nutzung verschiedener Passwords: Für jeden Dienst sollte es ein anderes Password geben.

Wie lautet nun das Testurteil der Computer-Bild?
Hotmail, Yahoo! Mail, AOL Web Mail, T-Online und Freenet Mail sind sang- und klanglos durchgefallen. Bei all diesen Anbietern konnte man direkt nach erfolgreichem „Hacken“ der Sicherheitsfrage das Password direkt abändern und somit den eigentlichen Eigentümer vom Dienst ausschließen. Besser wäre gewesen, wenn das neue Passwort nach erfolgreich beantworteter Sicherheitsfrage an eine vom Eigentümer des Accounts angegebene Handynummer verschickt werden würde. Oder aber auch an eine alternative E-Mail Adresse.

Bei Web.de, GMX und Google Mail funktioniert dies nicht. Aber auch diese Anbieter konnten nur mit einem mittelmäßigen Testergebnis überzeugen.

Was die Anzahl der Anmeldeversuche angeht, werden diese nur bei Freenet Mail beschränkt. Bei dreimalig erfolglosen Login-Versuch wird der Account für 10 Minuten gesperrt.

Auch hier liebe E-Mail Anbieter bzw. E-Mail Dienste gibt es noch viel Optimierungsbedarf. Speziell bei so heiklen und wichtigen Themen.

Tagged with: • • • • •
Next Entries
preload preload preload